本书的内容是我参考了网络上公开的资料信息，同时经过了反复摸索得出的经验。
本书由微信公众号「未央暮城」作者莫浅北编辑发布。
▌出书原因
目前网络上能找到的 Word 论文排版技巧，如知乎专栏、网易云课堂等地的回答和教程，都只是粗略地讲解一些技巧，缺乏系统，而且同质化比较严重。
我也经历过毕业论文排版的洗礼，深知其中的苦楚，想让后来者少走一些弯路。
另外，整理一下自己的知识体系，对学习的知识进行输出。
▌适合人群
即将写论文的人；
从事文档排版工作的人；
希望了解一些关于 Word 技巧的人
▌如何阅读
本书根据写作过程进行编写，是我经过实际测试后才确定的，你直接按照顺序进行阅读即可。
▌注意事项
这个手册并没有特别基础的操作，比如设置文字的字体、字号等。如果这些基本的操作你还不会，建议先学习一下 Word 的基础操作。
这本书中并不包含如何查找资料等内容，主要是用 Word 进行文档排版。
本书中所采用的版本是 Microsoft Word 2019 版本，界面可能与其他版本不同。请尽量使用 2013 及以上版本，否则操作可能不顺畅。
▌其他碎碎念
我希望大家看完我这本书，不仅仅学到如何用 Microsoft Word 对论文进行排版，还可以学习一些系统的做事行为。
莫浅北
2021年03月31日
本书说明0.1 界面名称
简单介绍一下各个界面的名称，后续会直接使用这些术语表达：
界面名称
0.2 术语解释0.2.1 操作表示方法
本书的操作路径，统一使用如下的表示方法：『主|工具』-「组」- 【(下拉)命令】|【扩展】，分别对应如下图的位置：
选项卡
操作位置
扩展就是在某个组右下角的类三角符号。
0.2.2 鼠标形态
鼠标的操作有很多，这里事先声明一下操作规范，免得后面的文字有歧义：
右击：鼠标右键单击一次
单击/左击：鼠标左键单击一次
双击：鼠标左键快速单击两次
向上/下滚动：鼠标滚轮向上/下滚动
框选：通过鼠标拖动选择对应多个文本、多个图片等
点选：鼠标单击选择对应文本框、图片、公式等
1开写准备
1.1 保存设置
保存主要分为两类，一种是基于文档的具体内容的保存，另一种是基于文档的文件的保存，下面具体来介绍一下：
注：如果你的文章内容丢失或是文件丢失损坏，打击将是毁灭性的。请一定重视这部分。
1.1.1 具体内容的保存（一）软件：设置自动定时保存
避免因停电、电脑突然卡死等造成文件内容丢失的情况，我们可以在『文件选项卡』-「选项组」- 【Word选项—保存】进行设置，让Word每隔一段时间自动保存一次。
自动保存
注：自动保存时间，太长不能起到保护的作用，太短影响正常使用，推荐5~10分钟。
（二）自己：手动保存
虽然软件会定时进行保存，遇到突发情况，可以从恢复区调取出之前保存的文件，但为了防止大量信息的丢失，我们还是要养成随手保存的习惯，在有大的改动时Ctrl+S手动保存。
1.1.2 文档文件的保存（一）分章节保存
通常情况下，我们的论文都不是一次写完的，需要一步一步完成，而且这些内容都会汇合在同一文档文件中。
但一些误操作，可能会删除我们之前文稿的内容，而我们通常不会关注之前写过的内容，直到最后整理时才发现内容的丢失。
为避免这种风险，建议你将各个章节分别进行保存，这样既方便查看，也方便编辑（打开速度会更快），最后全部写完后使用合并文档功能或主控文档功能即可。
合并文档设置路径：『插入选项卡』-「文本组」- 【对象下拉选项——文件中的文字】
插入文件中的文字
注：良好的文件命名顺序，对之后的文档合并至关重要
（二）多地保存
下面的这些要求，可以按需选择，毕竟全部出现问题的概率太小了。
1) 多磁盘分区保存
由于电脑可能会出现各种问题，而对这些问题的一般的解决方法是恢复出厂设置或重装，而这些解决方法会抹除你系统盘内的文件。所以你最好将你的文章保存在非系统盘分区中，比如E盘。
2) 保存到移动设备中
为了避免出现电脑硬盘出现故障，你可以将文件保存到你的移动设备中（包括但不限于手机、U盘、移动硬盘）
3) 云盘同步备份
将文件同步到云端，如果怕信息泄露，可以将文件设置密码压缩后再上传。
比如一些我常用的云盘工具：
网盘
1.2 首选项设置
对软件的默认选项的设置，是很有必要的，它能让你更好地进行文章内容的输出。
1.2.1 高级选项设置
打开路径『文件选项卡』-「选项」- 【高级】，做如下设置：
选项高级设置
简单解释一下上面这样设置的原因：
（一） 从其他程序粘贴：仅保留文本
这部分一般是指从浏览器网页中进行粘贴，或者你使用 OCR 技术复制的文字，由于这些文字是为显示浏览而出现的（与下载后的文件不同），他们的格式复制到 Word 中会发生错乱。使用此选项，就省去了你用记事本去除格式的操作。
（二） 将图片插入/粘贴为：嵌入型
将图片设置为嵌入型，可以理解为图片就是一小部分文字，按照文字的方式对图片进行设置就可以了。如果选择其他的方式，在增删内容时，图片的位置会错乱，会出现文不对图的情况，不利于之后的排版。
高级选项亦或者说选项的设置并不仅仅包括这些，但其他的使用默认配置就好了，一般不需要修改。
1.2.2 快速访问工具栏
快速访问工具栏，是一个可自定义区域，我们可以在功能区上方或下方看到：
快速访问工具栏
可以自行设置其位置，主要添加一些比较常用但使用选项卡查找很麻烦，又没有快捷键的功能，比如添加图片、绘制文本框。
我们可以在你需要添加的命令按钮上右键，选择【添加到快速访问工具栏】即可：
添加到快速访问工具栏
当然，还有一类在功能区无法找到的命令，比如自动图文集（后面会用到），我们可以在『文件选项卡』—「选项」— [快速工具栏] — 不在功能区中的命令 —【添加自动图文集】，将其添加到快速访问工具栏。
添加自动图文集
1.2.3 功能区自定义
这部分仅为我的个人使用习惯，你可以预览下，也可以选择忽略。
在论文排版写作过程中，需要不断调整，这就需要在各个选项卡中切换，感觉每次操作都是在浪费时间，而自定义功能区就可以将所有常用的功能，集中在一起。
在『文件选项卡』—「选项」— 【自定义功能区】添加/删除/隐藏对应的功能即可。
自定义功能区
注：主选项卡一直存在，工具选项卡在你选择对应的元素才会出现。文件选项卡不可隐藏。
这里，我将常用且无法通过简单快捷键实现的功能，集合在了一起：
我的选项卡
1.2.4 插入/改写状态切换
如果你在录入后面的内容时，前面的内容被吞了，这时你需要更改一下Ins模式。
在状态栏中，如果是「改写」，单击一下切换为「插入」即可。
插入改写状态
注：按Ins也可以直接切换插入/改写状态。
1.3 纸张页面设计
页面设置，简单来说，就是你纸张大小、各个部分边距的设置。
因为页面会影响你整体文章的视觉效果，而且还关系到之后的打印输出等，所以一定要在开始写之前，首先需要按照论文格式要求设置纸张和页面布局。
打开路径『布局选项卡』-「页面设置」- 【扩展三角】，详见下图：
页面设置扩展三角
设置纸张大小及方向：
纸张设置
根据要求设置页边距：
页边距设置
注：在图片应用于的地方，请选择整篇文档。
因为论文最终会打印装订成册，对于纸张的要求都是统一的，如果有特殊要求（比如附录图片中可以减少页边距等等），可以之后再进行特殊处理。
可参考如下的示意图，但大部分论文要求中都有规定，无需自己确定。
边距示意图
好了，开始写作前的准备工作，到这里基本就完成了。
2正式写作
接下来要真正开始写作了。
我们在写作时，不仅仅会通过键盘录入，还会从其他程序粘贴一些内容到我们的 Word 中，这个过程中会遇到很多小问题。
不同的人有不同的操作习惯，有人习惯全部写完再统一排版，有的人喜欢一边录入一边排版。
根据我的经验来看，后者的效率可能会更高。因为写论文周期很长，如果等论文全部写完，需要在录入时做好标记，写完排版时，可能会忘记这是哪级标题；还有参考文献的引用也是一个问题，由于参考文献可能有很多，在插入过程中，可能出现很多个1的情况，对后期查找到对应的文献很不友好。
为方便大家查阅，我按照形式分为了文本、图片、表格、公式等四个部分。
在查阅时，需要说明的是，“如图1-1”这类，虽然是文字，但属于图片部分。
2.1 文本相关
2.1.1 生僻字输入
我们在搜集素材时，可能会碰到生僻字，但无法复制，这时我们可以使用下面的这些方法：
（一）笔划输入法
你可以使用一些通过笔画输入而不是读音的输入法，如五笔输入法。
（二）手写输入
你可以使用输入法的手写功能，比如搜狗的手写输入，当然，你需要在有网络的条件下下载手写插件。
搜狗手写输入
（三）输入法u模式
现在的输入法有一个生僻字模式，你只要输入一个“u”，之后输入生僻字中的单字，比如这个 武曌(zhào)的曌字，由“明”和“空”组成。我们可以中文输入状态下，输入“umingkong”就可以找到这个字了。
输入法u模式
如果想使用u模式，需要切换到拼音输入状态
（四）OCR软件
自己不认识，不代表机器不认识，如果你有识别率比较高的OCR软件，就可以进行识别录入。
由于生僻字的字库比较少，这种方法的识别效果不是特别好。OCR更适合识别大段不可复制的文字。
电脑端推荐「天若OCR」和「panda OCR」这两款软件，当然，QQ 所带有的截图工具也有这个功能。
2.1.2 标点符号输入（一）键盘录入
很多符号是可以直接从键盘上录入，比如句号、逗号等。但由于键盘位置有限，一些标点的录入方式并未在键盘中进行标注，这里就列举一下：
常用中文符号
名称
符号
键盘
省略号
……
Shift + 6
间隔符
·
Tab上方的键
中国钱币符
￥
Shift + 4
顿号
、
Backspace键周围的反斜杠
前书名号
《
Shift + ,
后书名号
》
Shift + .
注：输入法需切换到中文状态下
其中间隔符与反斜杠在键盘中的位置如下：
键盘
如果想输入全角的字符，按下Shift + Enter即可切换全/半角模式。简单讲，就是全角的字符与汉字占用字符相同，都是 2 个字节，最常见的就是全角空格“”。
（二）Word插入符号
其他不常用的符号，如直角引号「」等，可在『插入选项卡』-「符号组」-【符号下拉其他符号】
插入符号
然后打开符号选择界面，在其中进行选择。
符号选择
（三）输入法输入符号
如果你知道这个符号的名称，可以在搜狗输入法中输入该名称，选择即可，比如直角引号『』：
搜狗直角引号
如果你觉得输入字符太多，可以搜索「输入法自动更正」获取更多有关输入法的知识，这里不再展开。
当然，你也可以用输入法的符号来进行输入：
搜狗符号
另外，你可以Ctrl + Shift + K（可自定义）调出特殊标点输入键盘：
搜狗特殊标点
2.1.3 冗余格式、字符清除
在写作前期，我们需要复制大量的他人文章，其中大部分内容可能来自网络。
但直接从浏览器中复制过来会有这样或那样的问题，比如文字带链接，有多余空行的等等，如果不及时处理这些问题，之后很难再理清了。
因此，我们需要了解下面这些技巧，来清除这些冗余的格式和字符：
（一） 清除格式-只保留文本
由于我们浏览器中的文章的文字会自带一定的格式，我们在 Word 中是不需要这些格式的，因为之后会进行统一的样式修整。
因此我们可以在粘贴时选择仅保留文本，具体路径如下：『开始选项卡』-「剪贴板组」- 【粘贴下拉只保留文本】
只保留文本
这种方法类似于通过记事本进行粘贴
（二） 删除多余空行
有时候我们会碰到这种情况，在两行文字中有一个或多个空白行，如下面的示意图：
空白行
我们使用查找替换功能Ctrl + H：查找^p^p，替换为^p
删除空行替换
如果有多个空白行，就多执行几次该操作。
对查找和替换感兴趣的，可以看我之前写的
（三） 删除手动换行符
有时候，我们在网页中或者 OCR 软件中复制的文字，可能会遇到一个莫名其妙的符号，是向下的箭头，其实这个叫做手动换行符，俗称软回车，使用快捷键Shift + Enter即可打出，如下图：
手动换行符
如果你的 Word 没有显示这些标记，可以在『开始选项卡』-「段落组」~ 【显示/隐藏标记】中打开，或者直接使用快捷键Ctrl + *快速打开。
如何删除呢？查找^|替换为（空）。
替换手动换行符
2.1.4 标题样式设置
对于格式的修改，不算太难，但 Word 有自己的逻辑。
（一） 什么是样式
首先说一下，Word 中通过大纲来分辨等级。最高级的是1级，最低级的是正文。而我们日常设置的字符格式和段落格式，其实都是样式的一部分。
（二） 为什么要用样式
在排版长文档中，使用样式可以避免重复的操作。
比如你需要修改一下“第一章 XXXXX”这类文字的颜色，如果不用标题样式，可能需要替换或者格式刷，但有很多类似的文字，重复操作步骤太多。而且，如果你在第 2 章前想加入一个新章作为第 2 章，那之后的所有章节编号都需要修改，而使用样式可以自动修改。
可以说，样式是所有排版自动化的基础。
（三） 怎样设置标题样式
首先论文中，会有至少三级标题和正文，这个比较复杂，我们先来谈一下某些特殊的格式，比如封面中的文字。
特殊文字样式设置
有些文字的样式，与其他大部分的内容都不一样，而且比较灵活，是比较特殊的格式，比如我们封面页的文字。
论文封面
由于我们所有文字在录入到 Word 中，其实都会默认应用“正文”样式，一旦这个样式更改，我们的所有样式都会随之更改。
因此，我们需要创建一个独立的样式，在其他样式修改后，它这部分能够不变动。
在『开始选项卡』-「样式」- 【下拉列表—创建样式】
创建样式
命名为「特殊样式」，然后将其中的样式基准改为“无样式”：
特殊样式
如果你不想这样设置，可以为封面单独建立一个文件。
接下来，我们需要创建章、节、正文等样式。
在原有的样式中进行修改，比如标题一就表示章样式，标题二就表示节样式。
我们在需要修改的样式上右击，选择修改：
样式修改
这里可以更具体地设置字体、段落、快捷键等样式：
样式格式
具体如下图，注意图中框选的地方，是论文常常要求更改的。
字体设置比较简单，就不进行展示了，看下段落设置：
段落设置
一般取消“对齐网格”，如勾选文字会对齐一条看不到的线，行距不容易调整，1.2 和 1.3 可能看不到差距。
设置好了格式，那前面的「第X章」和「1.2」这样的前缀如何设置呢？这些前缀其实是多级列表的一部分，我们怎样设置呢？
首先，我们创建新的多级列表：
在『开始选项卡』-「段落组」- 【多级列表】中设置：
定义新的多级列表
在定义新多级列表时，需要注意以下问题：
具体如图标注所示：
定义多级列表
这样
word中向下的箭头是什么符号
，我们的标题部分就设置好了。
如果之后你又需要修改为新的样式，可以先将其中的某一段更改为想要的样式，然后在对应的样式中右键，选择“更新以匹配”。
更新以匹配标题样式
2.2 图片相关2.2.1 插入图片
插入图片主要有两种方法：
1. 在『插入选项卡』-「插图组」-【图片】中选择本地文件。
2. 直接Ctrl + V进行图片粘贴。
如果需要作图，比如流程图等，可以在 PPT 中制作，然后使用截图的方式（不要使用默认的另存为图片功能，像素不可控），粘贴到 Word 中。而且还可以自由更改。
如果在其他程序中粘贴的图片带有超链接，你可以使用清除所有格式功能。具体路径如下：『开始选项卡』-「字体组」~ 【清除所有格式】：
清除所有格式
2.2.2 更好地选择图片
有时候一页中的图片太多，为了方便更快速的选择特定的图片，可以打开选择窗格。路径为『开始选项卡』-「编辑组」-【选择下拉选择窗口】：
选择窗口
使用快捷键Alt + F10也可调出选择窗格
2.2.3 设置图片样式
样式不仅仅用在文字上，对于其他非文字内容的，比如图片、表格等
word中向下的箭头是什么符号
，也可以使用样式统一管理。
而图片段落可以做如下设置：
图片样式
这里注意，行距一定要设置多倍行距，无论是 1倍还是 1.2倍都可以，一定不要设置为固定值，否则会出现类似下图这种，图片显示不全的问题：
图片显示不全
2.2.4 图片题注插入与引用（一） 什么是题注？
题注，其实就是对图片等元素的命名。比如说下面的这个：图1-1 莫浅北头像。
而我们在论文中的命名方式，通常是在将图片放在各个章节中排序，而不管具体在哪一节。也就是说，前面的1表示这张图是哪一章中的，后面的1表示这是它所在章的第几张图片。
题注示例
（二） 为什么要插入题注？
使用题注可以更方便我们阅读，让阅读论文的人更好地找到相关的图片，而且可以自动更新。
（三） 如何使用题注？
1. 插入题注
『引用选项卡』-「题注」-【插入题注】：
插入题注
2. 新建标签（图）
题注新建标签
3. 设置题注编号，勾选“章节号”后，就会按照每一章统一编号，如第1章的图片为：图1-1，图1-2……图1-21：
题注编号
但有一个问题，如果我们的一级标题样式为“第一章”这样的中文汉字，图片编号会默认为“图一.1”，但这并不是我们想要的，我们想要“图1.1”，如何设置呢？
两种方法，一种就是使用替换，但需要替换多次，而且如果一旦中间有插入其他章节，不能自动更新，不满足自动化的要求，这里就不多说了。
我们说说另外一种方法，更改域代码。
这里涉及到一个新概念：域代码。
简单讲，就是Word背后的逻辑公式，举个例子：在第一章后插入新的一章，Word会自动显示为“第二章”，这背后就是域代码的功劳。
首先，按照上面正常的操作步骤插入题注，然后按Alt + F9切换为域代码模式，在“图”（你自定义的题注标签名称）后面按Ctrl + F9插入一个代表域代码的大括号，之后输入QUOTE”一九九六年三月日”@”D”，将紧挨着的大括号及其内容号，剪贴到“月日”之间，然后再按Alt + F9切换为普通模式，这样就可以了。
修改域对比
此方法最多支持31章
但如果我们每次都这样修改，也很麻烦，我们可以采用自动图文集的方式，这部分对于图表式都是通用的，我会放在公式那节统一说明。
除了我们在图片下方设置题注外，我们在文章中也会引用这些题注，“如图1-1所示”，这里的“图1-1”就是题注的引用，会自动更新。
如何对题注进行引用呢？
4. 在『引用选项卡』-「题注」- 【交叉引用】：
题注交叉引用
5. 一般我们会做“如图1-1所示”的引用，没有具体的图片名称，因此我们在“引用内容”栏需选择“仅标签和编号”：
设置交叉引用
2.3 表格相关2.3.1 插入表格
『插入选项卡』-「表格」-【插入表格|Excel电子表格】
插入表格
2.3.2 粘贴后保持原格式
复制excel的表格，粘贴时选择链接与保留原格式：
表格保留原格式
2.3.3 跨页重复标题行
有时候我们的表格很长，需要跨页显示，而第 2+ 页需要显示表头：
跨页重复表头
设置方法：
选中想要设置为标题行的行（一行或多行），单击『表格工具布局选项卡』-「数据」-【重复标题行】：
重复标题行
2.3.4 设置三线表
其实设置三段式表格，就是使用不同粗细的框线绘制的。比如下面这个表格：
三线表
使用『表格工具设计选项卡』-「边框」-【笔颜色+边框样式+边框粗细】实现：
边框刷
上下两条边线稍粗（1.5磅）一些，中间的分隔线稍细（0.75磅），如果中间需要分隔开，仅仅是添加了竖向白色线框，使用了障眼法。
另外，可以将这个表格保存为模板，重复使用：
保存表格模板
2.3.5 其他常用操作2.3.6 表格的题注插入与引用
与图片的类似，这里不再赘述，详见图片题注插入与引用。
2.4 公式相关2.4.1 插入公式
『插入选项卡』-「符号组」-【公式】，或者快捷键Alt + =
2.4.2 录入公式(一) 使用墨迹公式
在『公式工具选项卡』-「工具」-【墨迹公式】，手动书写，自动识别（识别率不是很好）
墨迹公式
(二) 手动输入公式
如果你需要插入很多数学公式，你可以学习一下如何快速录入公式，里面涉及到一些比较难的代码，这里就不展开讲了。之后会单独写一篇文章。
(三) 鼠标点击录入公式
在『公式工具-设计选项卡』-「符号组和结构组」插入对应的符号和结构，不过需要在鼠标和键盘中来回切换，适用于对公式需求不多的论文。
插入公式和符号
2.4.3 公式题注插入与引用（一）样式分隔符插入式注法
需求：公式位于行中心，公式题注与公式同行，居右对齐，为“（2-1）”样式，包括圆括号，且需要引用处只引用“公式（3-1）”字样，即如下图：
公式题注示例
在『视图选项卡』-「显示」- 【标尺】勾选上以打开标尺工具；
单击左侧制表位对齐方式按钮，然后在标尺上合适位置单击插入制表位：第一次为居中对齐，第二次为右对齐；
在公式的左右两侧，均单击一次Tab键，让公式居中对齐；
Enter换行后插入题注，具体参考上面的图表题注插入，之后在题注两侧添加圆括号；
返回公式所在行的最后位置，按 Ctrl + Alt + Enter（样式分隔符），完成题注换到同行操作。
引用方法类似图表交叉引用，但这里引用内容需要选择“整项题注”
如果想更精确的定位公式和编号的位置，可以使用样式中的“制表位”
（二）表格插入公式法
1. 先插入一个 1 行 × 3 列的表格，并设置其边框样式、对齐方式等。
2. 在中间的单元格中按Alt + =插入公式；
3. 为这个表格插入名为「式」的表注；
4. 将下方的表注（式3-3）剪贴到上方最右侧单元格
（三）图表式快速多次插入
上面提到，如果想一劳永逸，让 Word 可以自动更新，需要我们设置题注，但可能需要我们更改域代码，如果每次都要操作一次非常麻烦。
通过使用自动图文集工具，可以减少我们的多次域代码操作。我们以操作步骤较多的公式题注为例，说一下这种方法：
首先将自动图文集功能添加到快速访问工具栏，详见快速访问栏添加不在功能区的操作；
在已设置好公式格式的位置，按Alt + F3将所选保存为新的图文库：
公式图文集
在需要插入公式的位置，单击快速工具栏中的自动图文集工具，单击应用刚才的样式：
插入图文集
对公式部分进行修改就可以了。
建议之前的公式设置得越简单越好，如“a”，这样删除起来比较方便。
2.4.4图表式题注与文字间空格
如果你仔细观察，会发现，默认插入的题注，标签和文字间会有一个空格，这是英文的表达方式，以区分英文单词。
题注文字间空格
如果你想去掉中间的空格，可以使用查找([图表式])替换为1：
注意勾选使用通配符
2.5 善用分节
分节可以很好的将文章分为几部分，各部分不会相互影响，便于之后的设置页眉页脚。通常用于各部分相接位置，如封面、摘要、目录、正文、附录之间，正文中的各章节。
『布局选项卡』-「页面设置组」-【分隔符下拉分节符下一页】：
